赤龙ERP订单模块讲解–第19篇

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说流程

在ERP的主流程中,订单管理是业务流程的起点,为什么说它是流程起点呢?我们来分析一下线下的流程,当我们要与其他客户或供应商合作完成一项业务时,刨除售前阶段(那是CRM要管理的事情),流程的起点一定是签署合同或协议,反馈到ERP中就是订单。订单一般分为采购订单和销售订单,分别对应的就是收支两条线,它们是两条不同的业务流程,但都需要经历相似的流程节点,所以说它们是相互对应的不同方向的两个流程。

当然在订单之前,可能会涉及到MRP需求计划、BOM物料清单,但由于这不是每个行业都会涉及的内容,我不把它作为ERP的主流程去搭建。订单管理之后一般是接收入库或发运出库的流程,这部分我们下一章介绍。

说业务

下面我们具体说说订单管理的功能以及解决了什么业务问题。

(1)订单管理分为采购订单和销售订单,销售我们很好理解,就是把我们的产品卖出去,不管是零售批发代理都会涉及。我们重点说说采购订单的理解,首先说一个误区,笔者的经验在企业中(尤其是服务型企业)往往一提到采购订单,就感觉是物资的采购,是实业才会涉及的内容,而服务型企业总觉得这个功能自己不常用或干脆觉得这个功能并不需要,我一直认为这本身就是对ERP的误解。由于ERP诞生一直在深化进销存的概念,所以很多轻资产的公司就认为自己并不存在进销存,所以ERP根本不适用,这绝对是错误的。首先ERP管理的是企业资源,不管你的产品是实物还是服务甚至是虚拟化的产品,都是企业的资源都要纳入ERP管理。其次不管你的企业是什么业态一定会涉及付款,只要涉及对外付款一般都会存在合同或协议,这些付款合同实际上就要归入ERP中的采购订单去管理,这个采购的概念是个广义的概念,这才是ERP要做的事。

(2)订单中物料的认知。物料的概念很多人的理解也是片面的,他们认为物料就是实物,需要出入库的。其实ERP的设计里本来就包含了服务的概念,订单里除了包含物料也可以包含服务,所以说这也是一个广义的概念,这也就满足了很多服务型企业的需求。当然服务是不需要入库的,所以流程处理会有所不同,这个后面章节再做说明。

(3)订单中的主数据。订单不是独立存在的,在ERP的管理下必须和主数据相关联才有实际意义。客户、供应商、物料、服务、项目都必须在订单中记录并形成业务单据的唯一数据源。

(4)订单与合同的区别。这里再说明一下对订单的理解,我们可以把它简单的理解成合同,但它绝不是要把合同中的所有信息都纳入订单的管理中,原则上只有会影响到主流程的字段才需要订单的管理,其他合同的字段不必强制要求,就算是做了记录也仅仅起到一个显示作用而已。从另一个角度来区分的话,合同的概念要比订单大,也就是说一个合同可以产生多个订单去处理。

说操作

下面来具体讲讲【赤龙ERP】的订单管理的操作流程。

一、采购订单

(1)进入“采购订单”列表

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特殊说明:

  • 页面中将显示所有已录入的采购订单
  • 点击“展开查询”按钮可根据条件找到对应的采购订单
  • 列表中的“编辑”和“删除”按钮可以修改或删除采购订单数据
  • 列表中的每一行都显示了采购订单的单据状态和审批状态

(2)新建采购订单:点击“新建采购订单”按钮,将进入采购订单的编辑页面

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特殊说明:

  • 采购订单编辑页面分为“订单头”和“订单行”两个部分,先录入订单头的信息,保存后才能录入订单行信息
  • 页面中的红色*号表示必填项
  • 采购订单编码需要根据自己公司的业务编码规则编写
  • 所属项目要选择当前订单的项目,如果是项目核算制就需要填写,项目要在主数据模块提前配置。
  • 供应商要选择订单的合作方,需要在主数据模块提前录入。
  • 预付款金额,如果存在预付款要填写,后面录入采购发票和付款时会校验金额。

(3)点击“保存”按钮后,即可录入采购订单行信息,点击“新增订单行”

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特殊说明:

  • 订单行需要选择物料或服务,选择前在主数据模块提前录入信息
  • 录入单价、数量和单位,将自动计算行金额,此时录入的单价和数量是流程中的唯一数据源,如果发生变化,需要进行采购订单变更

(4)提交并审核

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特殊说明:

  • 采购订单录入完成后,点击“提交”按钮
  • 有权限的人可以对当前采购订单进行审批或驳回(开源版无工作流)
  • 审批通过后,如果需要修改采购订单需要进行订单变更,进入编辑页面,点击“变更”按钮即可

二、销售订单

由于销售订单的操作流程跟采购订单类似,以下只做截图,不进行特殊说明。

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后记

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ERP订单管理的操作与设计–开源软件诞生19

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